Cap sur un document de comptabilité générale par excellence
La facture est un élément prouvant une opération commerciale. La réalisation de ce document comptable revient aux commerçants ou aux comptables. Les achats de produits et toutes les prestations de service pour une activité professionnelle font l’objet d’une facturation. Un vendeur quant à lui, est toujours tenu de délivrer cette pièce justificative de vente ou de prestation à son acheteur. L’autre partie quant à lui doit la réclamer.
Les mentions obligatoires d’une facture
Les informations que comporte votre facture ne doivent pas être en aléatoire ni au hasard. Certaines mentions sont obligatoires et elles doivent être affichées dans votre facture pour que celle-ci soit valable juridiquement. Certes, votre document doit afficher le numéro de la facture ainsi que sa date. La désignation du vendeur et de l’acheteur sont obligatoire c’est-à-dire leur numéro SIREN, raison sociale, structure juridique ainsi que leur adresse. Il faut aussi préciser le numéro individuel d’identification de TVA, la date de vente, la dénomination précise et la quantité, le prix unitaire, toutes les réductions acquises et la date à laquelle il faut régler la facture.
Établir une facture
Les factures établies entre professionnels doivent présenter ces mentions obligatoires. Lors de sa délivrance, il faut aussi établir 2 exemplaires, le premier doit être remis au client. Pour les ventes, la facture doit être remise dès la livraison de la marchandise tandis que pour les prestations de services, celle-ci peut être rendue à la fin de l’exécution de la prestation. Pour la facturation immédiate, il y a quelques exceptions. Il s’agit de la facture récapitulative qui couvre toutes les ventes d’une période. Lorsque la facture affiche un ou des éléments non connus au moment de la livraison, un différé de facturation est admis à l’acheteur.
Conservation des factures
Une question plutôt pertinente : « Jusqu’à quand faut-il conserver ces documents ? » Le délai de conservation des factures est variable. Il se peut que ce soit entre 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support. Notant que cette pièce justificative peut être conservée sous format électronique, il est possible de conserver le double sous cette forme pour gagner du temps lors des contrôles de comptabilité éventuelle. Concernant les modalités d’enregistrement, la date d’expédition de la facture doit être la plus proche possible de celle de l’enregistrement du double électronique. Le double doit être conservé sur un support physique non réinscriptible.
Créer une facture
Grâce aux logiciels et progiciels de facturation disponibles sur internet, il est devenu plus facile pour les entrepreneurs et les comptables de réaliser leurs factures. Il y a aussi les services en ligne comme Sellys qui permettent de gérer vos factures et vos abonnements. La facturation s’avère également facile si on compte sur un modèle de facture déjà préélaboré. Disponibles en ligne, plusieurs sites de renoms proposent différents modèles pour cette pièce. Certains sont gratuits, par contre d’autres sites proposent des modèles avec une tarification. Cela va de soi pour les suites logicielles, les progiciels et les e-services. Votre attestation d’achat et de vente de biens ou service peut désormais se faire n’importe où grâce à des outils performants et innovants proposés par des développeurs.